Codice Etico

Il Codice Etico è lo strumento di autoregolamentazione e di guida in tutti i processi decisionali e in tutti i comportamenti dell’impresa.
E’ spesso definito come la “Carta costituzionale dell’impresa”: in esso infatti vengono delineati tutti i diritti e i doveri morali, e viene così definita la responsabilità etico-sociale di ogni protagonista dell’impresa.
Il Codice etico è quindi lo strumento più efficace per svolgere un’opera di prevenzione rispetto a comportamenti illeciti o comunque irresponsabili da parte di chi (socio, dipendente, collaboratore) opera in nome dell’Azienda.
Il Codice etico elenca e definisce con chiarezza le responsabilità e i comportamenti da tenere verso tutti i diversi attori che interagiscono con SIAPA.
In questo modo il Codice etico regola i rapporti tra tutti i soggetti che interagiscono con l’impresa, orientando i comportamenti dei singoli e dell’intera impresa e costituendo così una sorta di contratto sociale ideale tra l’impresa e tutti i suoi stakeholders.
La diffusione di questo documento è notevolmente aumentata nel corso degli ultimi anni ed è divenuta per noi indispensabile come elemento di attuazione del modello di organizzazione, gestione e controllo ai sensi del D.lgs 8/6/2001 n.231.
Il nuovo Codice etico è stato rivisitato nel mese di luglio del 2008, in stretta collaborazione con l’Ufficio Legale e l’Area Risorse Umane ed è strutturato in maniera tale da delineare con precisione tutti gli elementi utili per l’attuazione di un’etica aziendale.

Premessa

S.I.A.P.A. – Soluzioni Integrate per l’Azienda e la Pubblica Amministrazione S.r.l. (di seguito, anche “SIAPA” o la “Società”) svolge, prevalentemente in Sicilia e Calabria, l’attività di:

  • Consulenza e verifica in materia di trattamento dati personali (D.Lgs. 196/2003);
  • Consulenza e verifica delle norme stabilite dalla legge 81/2008 per regolamentare la sicurezza sul lavoro;
  • Effettuazione studi di fattibilità tecnico-economico-giuridico;
  • Consulenza e verifica sul decreto legislativo 231/01 inerente alla “Disciplina della responsabilità amministrativa”;
  • Consulenza aziendale diretta in particolare alla pianificazione ed organizzazione amministrativa e funzionale delle aziende e degli enti pubblici;
  • Consulenza in materia di firma digitale;
  • Consulenza e gestione di azioni di promozione e governo del territorio valorizzando le risorse presenti, marketing territoriale, azioni di sviluppo locale;
  • Consulenza per la progettazione e l’implementazione di sistemi di gestione aziendale rivolti a qualsiasi ambito, con particolare riferimento alla qualità, all’ambiente, alla sicurezza, alla gestione dei dati personali, all’informatica ed alla sicurezza alimentare: ISO 14001, ISO 9001;
  • Sistemi di gestione della sicurezza nelle tecnologie delle informazioni (27001:2005);
  • Consulenza, progettazione e implementazione di sistemi informativi per il miglioramento della gestione aziendale;
  • Consulenza, progettazione e gestione di Sportello Unico per Attività Produttive;
  • Formazione, qualificazione e riqualificazione di personale in tutti i campi di interesse inerenti le attività e gli indirizzi societari;
  • Organizzazione e/o gestione di corsi di formazione ed attività didattiche rivolte ad aziende ed enti pubblici;
  • Comunicazione & Design (Immagine Aziendale);
  • Consulenza Finanziaria (Pianificazione Investimenti);
  • Ingegneria dei costi (Ingegneria dei Costi).

SIAPA, nella consapevolezza che la reputazione di una società è uno dei suoi beni più preziosi e che ognuno ha il dovere di proteggere e migliorare questa reputazione, in quanto, un’azienda è valutata oltre che per la qualità dei servizi che è in grado di erogare, anche per la valenza di immagine pubblica che riesce a raggiungere.

Al fine di preservare e salvaguardare tali valori, la Società adotta il presente Codice Etico di comportamento, naturale continuazione delle norme etiche e di condotta aziendale già emanate e diffuse dall’Azienda.

Il presente Codice Etico (di seguito, anche il “Codice”) rappresenta un modello comportamentale, i cui principi ispirano ogni attività posta in essere da SIAPA, oltreché i rapporti interni alla medesima. Il Codice rappresenta, inoltre, le misure che la Società intende adottare sotto un profilo etico-comportamentale, al fine di adeguare la propria struttura ai requisiti previsti dal Decreto Legislativo n. 231/2001 (di seguito, anche il “Decreto”) e predisporre delle linee di condotta interne ed esterne alla Società da seguire nella realizzazione degli obiettivi societari.

SIAPA conferma, anche per mezzo del presente documento, la volontà di gettare le basi di una nuova etica di impresa, per affrontare le sfide che i moderni mercati impongono.

Chi lavora alle dipendenze della Società o con essa collabori o, a qualsiasi titolo, intrattenga rapporti giuridici con la stessa, si impegna a rispettare i principi e le disposizioni contenuti nel presente Codice, nonché nelle altre policies di natura etico comportamentale comunque adottate dalla Società.

La Società – predisponendo adeguati strumenti di informazione, prevenzione e controllo – garantisce la trasparenza delle condotte poste in essere, intervenendo, ove necessario, a reprimere eventuali violazioni del Codice e vigilerà sull’effettiva osservanza del Codice stesso.

Ambito di applicazione

SIAPA, oltre a rispettare, nello svolgimento della propria attività, le leggi ed i regolamenti vigenti in tutti i Paesi in cui opera, intende osservare elevati standard etici, nella conduzione quotidiana del proprio lavoro. Le regole contenute nel presente documento hanno come presupposto il rispetto di ogni norma di legge e l’adozione di una condotta eticamente corretta ed equa.

Il codice è uno strumento integrativo, delle norme di comportamento dettate dal legislatore: il semplice rispetto della legge, pur essendo una condizione fondamentale, non è spesso sufficiente per SIAPA, la quale pretende che tutte le decisioni aziendali ed i comportamenti del proprio personale siano basati su regole etiche, anche nei casi in cui esse non dovessero essere codificate dalla legge. Con il termine personale si intende l’insieme delle persone che lavorano in SIAPA, o per essa: dipendenti, amministratori e collaboratori a titolo diverso.

Il codice esprime gli impegni e le responsabilità etiche assunti da quanti, a vario titolo, collaborano alla realizzazione degli obiettivi di SIAPA, nei confronti di: soci, dipendenti, collaboratori, consulenti esterni, fornitori, clienti ed altri soggetti.

Soggetti che, nel loro insieme, si definiscono con il termine stakeholder, in quanto portatori di interessi legati all’attività di SIAPA.

Il vertice della Società si fa carico dell’effettiva attuazione del Codice all’interno e all’esterno della Società, attraverso :

⇒ la massima diffusione del presente Codice, mediante consegna di copia a tutto il personale, di modo che sia data prova di conoscenza preventiva, con attestazione corrispondente dell’avvenuta ricezione e contemporaneo impegno a rispettarlo;

⇒ la pubblicazione sul sito Internet e/o Intranet della Società;

⇒ la predisposizione di strumenti conoscitivi, esplicativi, di formazione e sensibilizzazione con riferimento ai contenuti del Codice;

⇒ lo svolgimento di verifiche periodiche allo scopo di monitorare il grado di osservanza delle disposizioni contenute nel Codice;

⇒ il costante aggiornamento in relazione all’evoluzione economica, finanziaria e commerciale dell’attività della Società, ad eventuali mutamenti nella sua struttura organizzativa o gestionale, nonché con riferimento alle tipologie di violazioni riscontrate nell’ambito dell’attività di vigilanza;

⇒ l’adozione di adeguati strumenti di prevenzione, l’attuazione di idonee misure sanzionatorie e la tempestiva applicazione delle stesse in caso di accertata violazione delle presenti disposizioni.

I dipendenti della Società, oltre al rispetto di per sé dovuto alle normative vigenti (vedasi in particolare gli artt. 2104 e 2105 cc), si impegnano ad adeguare le modalità di prestazione dell’attività lavorativa alle finalità e alle disposizioni previste dal presente Codice; tanto nei rapporti intra aziendali, quanto nei rapporti con soggetti esterni alla Società comprese le Pubbliche Amministrazioni e le altre Autorità Pubbliche.

Esigenza imprescindibile di ogni rapporto di proficua collaborazione con la Società è rappresentata dal rispetto, da parte dei collaboratori e degli altri soggetti terzi, dei principi e delle disposizioni contenuti nel presente Codice.

Principi di Comportamento per l’Organizzazione

Di seguito sono indicati i principi e i valori ritenuti fondamentali, condivisi e riconosciuti dalla Società per l’affermazione della propria missione per cui SIAPA si impegna a rispettarli nei confronti di chiunque.

SIAPA pretende che tali principi vengano rispettati da tutti i soggetti, interni ed esterni, che intrattengono rapporti di qualsiasi natura con la stessa Società.

Rispetto di leggi e regolamenti

La Società, nello svolgimento delle proprie attività, agisce nel rispetto di tutte le norme vigenti nei territori nei quali si trova ad operare, nonché del presente Codice Etico e delle procedure aziendali, applicandole con rettitudine ed equità, e si adopera affinché tutto il personale agisca in tale senso: le persone devono tenere un comportamento conforme alla legge, quali che siano il contesto e le attività svolte.

Tale impegno deve valere anche per i consulenti, fornitori, clienti e per chiunque abbia rapporti con SIAPA.

SIAPA non inizierà, né proseguirà alcun rapporto con chi non intende allinearsi a questo principio.

Nessun obiettivo della Società può essere perseguito né realizzato in violazione delle leggi sopra citate.

Tutti devono essere a conoscenza della normativa che disciplina l’espletamento delle proprie funzioni e dei comportamenti conseguenti; qualora ci fossero dubbi su come procedere dovranno essere richiesti chiarimenti al Responsabile di Settore o all’Amministratore Unico della Società.

Qualsiasi violazione di norme giuridiche, cui possa conseguire qualsiasi rischio di coinvolgimento della Società, deve essere immediatamente interrotta e comunicata all’Amministratore Unico della Società.

Integrità di comportamento

SIAPA si impegna a realizzare e fornire prodotti e/o servizi di qualità ed a competere sul mercato secondo principi di equa e libera concorrenza e trasparenza, mantenendo rapporti corretti con le istituzioni pubbliche, governative ed amministrative, con la cittadinanza e con le imprese terze. Ciascuno è tenuto ad operare, in qualsiasi situazione, con integrità, trasparenza, coerenza ed equità, conducendo con onestà ogni rapporto d’affari.

Ripudio di ogni discriminazione

Nelle decisioni che influiscono sulle relazioni con i suoi stakeholder (scelta dei clienti, rapporti con i soci, gestione del personale e organizzazione del lavoro, selezione e gestione dei fornitori, rapporti con la comunità circostante e con le istituzioni che la rappresentano), SIAPA evita ogni discriminazione in base all’età, al sesso, alla sessualità, allo stato di salute, alla razza, alla nazionalità, alle opinioni politiche ed alle credenze religiose dei suoi interlocutori.

Valorizzazione delle risorse umane

SIAPA riconosce che le risorse umane costituiscono un fattore di fondamentale importanza per il proprio sviluppo, per cui garantisce un ambiente di lavoro sicuro, tale da agevolare l’assolvimento del lavoro e da valorizzare le attitudini professionali di ciascuno. L’ambiente di lavoro, ispirato al rispetto, alla correttezza ed alla collaborazione, deve permettere il coinvolgimento e la responsabilizzazione delle persone, con riguardo agli specifici obiettivi da raggiungere ed alle modalità per perseguirli.

La gestione delle risorse umane è fondata sul rispetto della personalità e professionalità di ciascuna persona, garantendone l’integrità fisica e morale: il personale deve avere sempre una condotta rispettosa delle persone con le quali viene in contatto, per conto di SIAPA, trattando chiunque equamente e con dignità.

SIAPA rifiuta ogni forma di lavoro coatto, o svolto da persone che hanno meno di sedici anni, e non tollera violazioni dei diritti umani.

Equità dell’autorità

Nella gestione dei rapporti contrattuali che implicano l’instaurarsi di relazioni gerarchiche, SIAPA si impegna a fare in modo che l’autorità sia esercitata con equità e correttezza e che sia evitata ogni forma di abuso: in particolare, SIAPA garantisce che l’autorità non si trasformi in esercizio del potere lesivo della dignità e autonomia della persona.

Tali valori devono essere in ogni caso salvaguardati, nell’effettuare le scelte in merito alla organizzazione del lavoro.

Tutela di salute, sicurezza e ambiente

SIAPA intende condurre le sue attività ed effettuare i suoi investimenti in maniera socialmente responsabile e sostenibile dal punto di vista ambientale. SIAPA si attiva inoltre per garantire comunicazioni complete ed esaustive con la comunità, avendo cura di diffondere corrette e veritiere informazioni riguardanti la propria attività.

Evitare di porre in essere comportamenti non etici

Non sono etici, e favoriscono l’assunzione di atteggiamenti ostili nei confronti di SIAPA, i comportamenti di chiunque, singolo od organizzazione, cerchi di appropriarsi dei benefici della collaborazione altrui, sfruttando posizioni di forza.

Correttezza in ambito contrattuale

I contratti e gli incarichi di lavoro devono essere eseguiti secondo quanto stabilito consapevolmente dalle parti: SIAPA si impegna a non sfruttare condizioni di ignoranza o di incapacità delle proprie controparti.

Si deve inoltre evitare che, nei rapporti in essere, chiunque operi in nome e per conto di SIAPA cerchi di approfittare di lacune contrattuali, o di eventi imprevisti, per rinegoziare il contratto al solo scopo di sfruttare la posizione di dipendenza o di debolezza, nelle quali l’interlocutore si sia venuto a trovare.

Tutela della concorrenza

SIAPA intende tutelare il valore della concorrenza leale, astenendosi da comportamenti collusivi, predatori e di abuso di posizione. Pertanto, tutti i soggetti che a vario titolo operano con SIAPA non potranno partecipare ad accordi in contrasto con le regole che disciplinano la libera concorrenza tra imprese.

Valorizzazione dell’investimento in SIAPA

SIAPA si adopera affinché i risultati economico/finanziari siano tali, da salvaguardare ed accrescere il valore del proprio capitale, al fine di remunerare adeguatamente il rischio che i detentori del suo capitale si assumono.

SIAPA crea inoltre le condizioni, affinché la partecipazione dei soci alle decisioni di loro competenza sia consapevole: a tale fine, promuove la parità di informazione e, inoltre, tutela l’interesse generale del complesso dei soci, da azioni intentate dai singoli per fare prevalere i loro interessi particolari.

Trasparenza e completezza dell’informazione

SIAPA è tenuto a fornire informazioni complete, trasparenti, comprensibili ed accurate, in modo tale che, nell’impostare i rapporti con l’azienda, gli stakeholder siano in grado di prendere decisioni autonome e consapevoli degli interessi coinvolti, delle alternative e delle conseguenze rilevanti.

In particolare, nella formulazione di eventuali contratti, SIAPA ha cura di specificare al contraente i comportamenti da tenere in tutte le circostanze previste, in modo chiaro e comprensibile.

Protezione dei dati personali

SIAPA raccoglie e tratta dati personali di clienti, soci, collaboratori, dipendenti e di altri soggetti, persone sia fisiche sia giuridiche. Tali dati consistono in qualsiasi informazione che serva ad identificare, direttamente o indirettamente, una persona e possono comprendere dati sensibili, come quelli che rivelano l’origine etnica o razziale, l’orientamento politico, lo stato di salute o le tendenze sessuali.

SIAPA si impegna a trattare tali dati nei limiti ed in conformità a quanto previsto dalla normativa vigente in materia di privacy, con specifico riferimento al Dlgs 196/2003 (codice privacy) e relativi allegati.

Il personale di SIAPA che si trova, nell’ambito delle mansioni lavorative, a trattare dati, sensibili e non, deve procedere sempre nel rispetto della suddetta normativa e deve attenersi scrupolosamente alle istruzioni operative impartite in proposito da SIAPA (DPS, Regolamenti, Lettere di nomina, etc.).

Trattamento delle informazioni

Le informazioni in merito agli stakeholder sono trattate da SIAPA nel rispetto della riservatezza degli interessati.

In particolare, SIAPA:

  • definisce un’organizzazione per il trattamento delle informazioni che assicuri la corretta separazione dei ruoli e delle responsabilità;
  • classifica le informazioni per livelli di criticità crescente ed adotta opportune contromisure in ciascuna fase del trattamento;
  • sottopone i soggetti terzi, che intervengono nel trattamento delle informazioni, alla sottoscrizione di patti di riservatezza.

Principi di comportamento cui deve attenersi il Personale

Il personale deve osservare i principi di seguito elencati, nel comportamento da tenere nei confronti di SIAPA.

Professionalità

Ciascuna persona svolge la propria attività lavorativa e le proprie prestazioni con diligenza, efficienza e correttezza, utilizzando al meglio gli strumenti ed il tempo a sua disposizione, ed assumendosi le responsabilità connesse agli adempimenti.

Lealtà

Le persone sono tenute ad essere leali nei confronti di SIAPA.

Onestà

Nell’ambito della loro attività lavorativa, le persone di SIAPA sono tenute a conoscere e rispettare con diligenza il modello organizzativo e le leggi vigenti. In nessun caso il perseguimento dell’interesse di SIAPA può giustificare una condotta non onesta. SIAPA predispone gli opportuni strumenti, per informare adeguatamente le persone, qualora vi siano dei dubbi su come procedere.

Correttezza

Le persone non utilizzano a fini personali informazioni, beni ed attrezzature, di cui dispongono nello svolgimento della funzione o dell’incarico loro assegnati.

Ciascuna persona non accetta, né effettua, per sé o per altri, pressioni, raccomandazioni o segnalazioni, che possano

recare pregiudizio a SIAPA o indebiti vantaggi per sé, per SIAPA o per terzi; ciascuna persona respinge, e non effettua, promesse di indebite offerte di denaro o di altri benefici.

Riservatezza

Le persone assicurano la massima riservatezza, relativamente a notizie ed informazioni costituenti il patrimonio aziendale o inerenti all’attività di SIAPA, nel rispetto delle disposizioni di legge, dei regolamenti vigenti e delle procedure interne.

Inoltre, le persone di SIAPA sono tenute a non utilizzare informazioni riservate per scopi non connessi con l’esercizio della loro attività: ad esempio, per porre in essere l’illecita attività di insider trading.

Risoluzione dei conflitti di interesse

Le persone perseguono, nello svolgimento dell’attività lavorativa, gli obiettivi e gli interessi generali di SIAPA.

Esse informano senza ritardo i propri superiori o referenti delle situazioni o attività nelle quali vi potrebbe essere un interesse in conflitto con quello di SIAPA, da parte delle persone stesse o di loro prossimi congiunti, ed in ogni altro caso in cui ricorrano rilevanti ragioni di convenienza.

Le persone rispettano le decisioni che in proposito sono assunte da SIAPA.

Criteri di condotta

Relazioni con il personale

Selezione del personale

La valutazione del personale da assumere è effettuata in base alla corrispondenza dei profili dei candidati, rispetto a quelli attesi ed alle esigenze aziendali, nel rispetto delle pari opportunità per tutti i soggetti interessati.

Le informazioni richieste sono strettamente collegate alla verifica degli aspetti previsti dal profilo professionale e psicoattitudinale, nel rispetto della sfera privata e delle opinioni del candidato.

La funzione del personale adotta, nell’attività di selezione, opportune misure per evitare favoritismi ed agevolazioni di ogni sorta.

Costituzione del rapporto di lavoro

Il personale è assunto con regolare contratto di lavoro; non è tollerata alcuna forma di lavoro irregolare.

Alla costituzione del rapporto di lavoro la persona riceve accurate informazioni in merito a:

⇒ caratteristiche della funzione e delle mansioni da svolgere;

⇒ elementi normativi e retributivi;

⇒ norme e procedure da adottare, al fine di evitare i possibili rischi per la salute associati all’attività lavorativa.

Tali informazioni sono presentate alla persona con modalità tali, che l’accettazione dell’incarico sia basata su un’effettiva comprensione del loro contenuto.

Gestione del personale

Le persone rappresentano la risorsa principale di SIAPA. Per questo SIAPA pone particolare attenzione alla valorizzazione del singolo ed alla crescita professionale delle persone, su base prettamente meritocratica.

SIAPA si impegna a tutelare l’integrità morale delle persone, garantendo il diritto a condizioni di lavoro rispettose della loro dignità. Tutti debbono essere trattati con lo stesso rispetto e dignità ed hanno diritto alle stesse possibilità di sviluppo professionale e di carriera. SIAPA evita qualsiasi forma di discriminazione nei confronti del proprio personale.

Nell’ambito dei processi di gestione e sviluppo del personale, così come in fase di selezione, le decisioni prese sono basate sulla corrispondenza tra profili attesi e profili posseduti dalle persone e/o su considerazioni di merito.

L’accesso a ruoli ed incarichi avviene sulla base delle competenze e delle capacità; inoltre, compatibilmente con l’efficienza generale del lavoro, sono favorite forme di flessibilità nell’organizzazione del lavoro che agevolino le persone in stato di maternità, nonché coloro che devono prendersi cura dei figli.

La valutazione delle persone è effettuata in maniera allargata, coinvolgendo i responsabili, la funzione personale e, per quanto possibile, i soggetti che sono entrati in relazione con la persona esaminata.

Integrità e tutela della persona

SIAPA salvaguarda i lavoratori da atti di violenza psicologica, e contrasta qualsiasi atteggiamento o comportamento discriminatorio, o che possa turbare la sensibilità delle persone. SIAPA si impegna a non esercitare alcun tipo di discriminazione o molestia nei confronti del proprio personale. Il conseguimento degli obiettivi individuali deve essere valutato equamente, stabilendo criteri chiaramente enunciati, da utilizzare per valutare le capacità delle persone ed il loro contributo; i risultati raggiunti devono essere adeguatamente riconosciuti.

Tutte le persone, nell’ambito delle proprie attività e relazioni, sono tenute a rispettare questi principi ed a collaborare con SIAPA per la loro tutela. Eventuali segnalazioni di atti discriminatori dovranno essere immediatamente inoltrate al proprio responsabile ed al responsabile delle Risorse Umane, senza temere alcun tipo di ritorsione.

La persona che ritenga di essere stata oggetto di molestie, o di essere stata discriminata per motivi legati all’età, alla sessualità, alla razza, allo stato di salute, alla nazionalità, alle opinioni politiche, alle credenze religiose, eccetera, può segnalare l’accaduto all’Amministratore Unico.

SIAPA non tollera alcun atto di discriminazione o molestia: le persone che si renderanno protagoniste di tali atti incorreranno in sanzioni disciplinari, che possono arrivare anche al licenziamento.

Le disparità non sono considerate discriminazione solo se giustificate, o giustificabili, sulla base di criteri oggettivi.

Diffusione delle politiche del personale

Le politiche di gestione del personale sono rese disponibili a tutte le persone, attraverso gli strumenti aziendali: tra di essi vi sono Internet, Web aziendale, documenti organizzativi e comunicazioni curate dai responsabili.

Valorizzazione e formazione delle risorse

I responsabili utilizzano e valorizzano pienamente tutte le professionalità presenti nella struttura, mediante l’attivazione delle leve disponibili per favorire lo sviluppo e la crescita delle persone: per esempio, rotazione delle mansioni, affiancamenti a personale esperto, esperienze finalizzate alla copertura di incarichi di maggiore responsabilità.

In quest’ambito riveste particolare importanza la comunicazione, da parte dei responsabili, dei punti di forza e di debolezza delle persone, in modo che queste possano tendere al miglioramento delle proprie competenze, anche attraverso una formazione mirata.

SIAPA mette a disposizione delle persone strumenti informativi e formativi a distanza, con l’obiettivo di valorizzare le specifiche competenze e conservare il valore professionale del personale.

La formazione è assegnata a gruppi o a singole persone, sulla base di specifiche esigenze di sviluppo professionale; inoltre, per quanto riguarda la formazione a distanza (erogata attraverso Internet, Intranet o CD), non direttamente assegnata, ogni persona può usufruirne, sulla base dei propri interessi, al di fuori del normale orario di lavoro.

E’ prevista una formazione istituzionale, erogata in determinati momenti della vita aziendale della persona (per esempio, per i neo assunti è prevista un’introduzione all’attività di SIAPA), ed una formazione ricorrente rivolta al personale operativo.

Gestione del tempo di lavoro delle persone

Ogni responsabile è tenuto a valorizzare il tempo di lavoro delle persone, richiedendo prestazioni coerenti con l’esercizio delle loro mansioni e con i piani di organizzazione del lavoro.

Costituisce abuso della posizione di autorità richiedere, come atto dovuto al superiore gerarchico, prestazioni, favori personali o qualunque comportamento che configuri una violazione del presente codice etico.

Coinvolgimento delle persone

E’ assicurato il coinvolgimento del personale nello svolgimento del lavoro, anche prevedendo momenti di partecipazione a discussioni e decisioni funzionali alla realizzazione degli obiettivi aziendali.

Le persone devono partecipare a tali momenti con spirito di collaborazione ed indipendenza di giudizio.

L’ascolto dei vari punti di vista, compatibilmente con le esigenze aziendali, consente ai responsabili di formulare le decisioni finali; il personale deve, comunque, sempre concorrere all’attuazione delle attività stabilite.

Interventi sull’organizzazione del lavoro

Nel caso di riorganizzazione del lavoro, è salvaguardato il valore delle risorse umane prevedendo, ove necessario, azioni di formazione e/o di riqualificazione professionale. Ente si attiene perciò ai seguenti criteri:

⇒ gli oneri della riorganizzazione del lavoro devono essere distribuiti il più uniformemente possibile tra tutte le persone, coerentemente con l’esercizio efficace ed efficiente dell’attività;

⇒ nel caso di eventi nuovi o imprevisti, che devono essere comunque esplicitati, la persona può essere assegnata ad incarichi diversi, rispetto a quelli svolti in precedenza, avendo cura di salvaguardare le sue competenze professionali.

Sicurezza e salute

SIAPA si impegna ad offrire un ambiente di lavoro in grado di proteggere la salute e la sicurezza del proprio personale, diffondendo e consolidando una cultura della sicurezza, sviluppando la consapevolezza dei rischi e promuovendo comportamenti responsabili da parte di tutte le persone. SIAPA opera inoltre per preservare, soprattutto con azioni preventive, la salute e la sicurezza dei lavoratori.

Obiettivo di SIAPA è proteggere le risorse umane, ricercando costantemente le sinergie necessarie non solo al proprio interno, ma anche con i fornitori, le imprese ed i clienti coinvolti nelle attività di SIAPA. A tutte le persone è imposto di rispettare le norme e procedure interne, in materia di prevenzione dei rischi e di tutela della salute e della sicurezza, e di segnalare tempestivamente le eventuali carenze o il mancato rispetto delle norme applicabili.

SIAPA adotta le misure generali di tutela della salute e della sicurezza sul lavoro prescritte dalla normativa, con particolare

riferimento a quanto dispone il Dlgs 81/2008:

⇒ a) valutazione di tutti i rischi per la salute e sicurezza;

⇒ b) programmazione della prevenzione, mirata ad un complesso che integri in modo coerente nella prevenzione le condizioni tecniche produttive dell’azienda nonché l’influenza dei fattori dell’ambiente e dell’organizzazione del lavoro;

⇒ c) eliminazione dei rischi e, ove ciò non sia possibile, loro riduzione al minimo in relazione alle conoscenze acquisite in base al progresso tecnico;

⇒ d) rispetto dei principi ergonomici nell’organizzazione del lavoro, nella concezione dei posti di lavoro, nella scelta delle attrezzature e nella definizione dei metodi di lavoro e produzione, in particolare al fine di ridurre gli effetti sulla salute del lavoro monotono e di quello ripetitivo;

⇒ e) riduzione dei rischi alla fonte;

⇒ f) sostituzione di ciò che è pericoloso con ciò che non lo è, o è meno pericoloso;

⇒ g) limitazione al minimo del numero dei lavoratori che sono, o che possono essere, esposti al rischio;

⇒ h) utilizzo limitato degli agenti chimici, fisici e biologici sui luoghi di lavoro;

⇒ i) priorità delle misure di protezione collettiva rispetto alle misure di protezione individuale;

⇒ l) controllo sanitario dei lavoratori;

⇒ m) allontanamento del lavoratore dall’esposizione al rischio per motivi sanitari inerenti la sua persona e adibizione, ove possibile, ad altra mansione;

⇒ n) informazione e formazione adeguate per i lavoratori;

⇒ o) informazione e formazione adeguate per dirigenti e i preposti;

⇒ p) informazione e formazione adeguate per i rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza;

⇒ q) istruzioni adeguate ai lavoratori;

⇒ r) partecipazione e consultazione dei lavoratori;

⇒ s) partecipazione e consultazione dei rappresentanti dei lavoratori per la sicurezza;

⇒ t) programmazione delle misure ritenute opportune per garantire il miglioramento nel tempo dei livelli di sicurezza, anche attraverso l’adozione di codici di condotta e di buone prassi;

⇒ u) misure di emergenza da attuare in caso di primo soccorso, di lotta antincendio, di evacuazione dei lavoratori e di pericolo grave e immediato;

⇒ v) uso di segnali di avvertimento e di sicurezza;

⇒ z) regolare manutenzione di ambienti, attrezzature, impianti, con particolare riguardo ai dispositivi di sicurezza in conformità alla indicazione dei fabbricanti.

Tutela della privacy

Nel trattamento dei dati personali del proprio personale, SIAPA si attiene alle disposizioni contenute nel Dlgs 196/2003, recante il Codice in materia di protezione dei dati personali.

Alle persone viene consegnata un’informativa sulla privacy che individua: finalità e modalità del trattamento, eventuali soggetti ai quali i dati vengono comunicati, nonché informazioni necessarie all’esercizio del diritto di accesso di cui all’articolo 13 del Dlgs 196/2003. Nei casi in cui la normativa lo esiga, alle persone viene chiesto il consenso, al trattamento dei loro dati personali.

E’ esclusa qualsiasi indagine sulle idee, le preferenze, i gusti personali e, in generale, la vita privata dei dipendenti e dei collaboratori.

Doveri del personale

Le persone devono agire lealmente, al fine di rispettare gli obblighi sottoscritti nel contratto di lavoro e quanto previsto dal codice etico, assicurando le prestazioni richieste.

Gestione delle informazioni

Le persone devono conoscere ed attuare quanto previsto dalle politiche aziendali, in tema di sicurezza delle informazioni,

per garantirne l’integrità, la riservatezza e la disponibilità. Esse sono tenute ad elaborare i propri documenti utilizzando un linguaggio chiaro, oggettivo ed esaustivo, consentendo le eventuali verifiche da parte di colleghi, responsabili o soggetti esterni autorizzati a farne richiesta.

Riservatezza delle informazioni aziendali e della proprietà intellettuale

Le informazioni aziendali di qualsiasi natura (commerciale, finanziaria, tecnologica, ecc.) rappresentano un bene che SIAPA

intende proteggere. SIAPA ritiene di assoluta priorità proteggere la proprietà intellettuale (modelli, programmi informatici, ecc.) con ogni mezzo legale a disposizione.

Informazioni e know-how aziendali devono essere tutelati con la massima riservatezza. I dati più significativi che SIAPA acquisirà o creerà, nel corso della propria attività, saranno considerati informazioni riservate ed oggetto di adeguata attenzione: ciò include anche informazioni acquisite da e riguardanti terze parti (clienti, contatti professionali, partners professionali, dipendenti, eccetera).

A tal fine sono applicate e costantemente aggiornate politiche e procedure specifiche per la protezione delle informazioni che sono descritte nel Documento Programmatico sulla Sicurezza previsto dal D.Lgs. 196/03.

È quindi fatto divieto di rivelare a persone non autorizzate (all’interno e/o all’esterno) informazioni che possano mettere a rischio il patrimonio professionale e commerciale della Società.

Pertanto:

Non è consentito rendere noti a soggetti esterni a SIAPA contenuti, effetti, termini od ambiti di applicazione di provvedimenti o determinazioni aventi efficacia esterna, prima che gli stessi siano stati formalizzati e formalmente comunicati alle parti interessate.

Non è consentito divulgare e usare impropriamente informazioni e/o qualunque altro genere di notizia che abbia carattere di riservatezza connesso ad atti ed operazioni proprie di ciascuna mansione svolta senza specifica e documentata autorizzazione rilasciata nei limiti di quanto consentito dalla legge.

Non sono consentiti l’uso, la trasmissione, la memorizzazione documentale o informatica di informazioni illecite o socialmente riprovevoli.

Non è consentito l’accesso di terzi a documenti (cartacei ed elettronici) interni a SIAPA, sia formalizzati, sia in fase di redazione, se non nei casi e nei modi previsti dalla legislazione, nonché dalla normativa interna vigente.

Non è consentito utilizzare, per fini privati, informazioni o documenti anche non riservati di cui si dispone per ragioni di ufficio o dei rapporti professionali intrattenuti, salvo specifiche autorizzazioni in tal senso da parte del Responsabile di Settore o dal Responsabile Legale.

E’ necessario mantenere il segreto su qualsiasi informazione commerciale acquisita nel corso dello svolgimento della propria attività, salvo che la legge non preveda altrimenti.

Le persone che, nell’assolvimento dei propri doveri, venissero in possesso di informazioni, materiali, o documenti riservati, dovranno informarne i superiori.

E’ responsabilità dei dirigenti trattare e diffondere le informazioni con mezzi adeguati, rispettando i principi aziendali: le persone non espressamente autorizzate a rispondere a quesiti, o a fornire materiali richiesti dagli interlocutori interni o esterni a SIAPA, saranno tenute a consultarsi con i superiori e ad uniformarsi alle istruzioni impartite in merito.

Nel caso in cui sia necessario trattare argomenti rilevanti, riservati o di natura economica, si avrà cura di fare preventivamente firmare alla controparte un impegno di riservatezza, redatto secondo gli standard aziendali o, alternativamente, di adottare le misure necessarie secondo la natura degli elementi trattati.

Sia durante, che dopo lo scioglimento del rapporto d’impiego con SIAPA, le persone potranno utilizzare i dati riservati in loro possesso esclusivamente nell’interesse di SIAPA e mai a beneficio proprio o di terzi.

Informazioni riservate su terzi soggetti

Il personale di SIAPA dovrà astenersi dall’impiego di mezzi illeciti, al fine di acquisire informazioni riservate su imprese ed enti terzi. Coloro che, nel quadro di un rapporto contrattuale, venissero a conoscenza di informazioni riservate su altri soggetti saranno tenuti a farne esclusivamente l’uso previsto nel contratto in questione.

Senza la debita autorizzazione, le persone non possono chiedere, ricevere od utilizzare informazioni riservate riguardanti terzi. Se si apprendessero informazioni riservate sul conto di un altro soggetto, che non siano già assoggettate ad un accordo di non divulgazione o ad altra forma di tutela, sarà necessario rivolgersi al proprio responsabile, per ricevere assistenza nel trattamento di tali informazioni.

Insider trading

Fatti salvi i casi di necessità, legati alla normale conduzione delle attività di SIAPA e/o di aziende terze, le persone si asterranno dal procurarsi dati il cui utilizzo possa configurare il reato di abuso di informazioni riservate.

Le persone che vengano a conoscenza di dati di tale natura, durante la propria attività lavorativa, sono tenute a non rivelare tali dati a terzi, a meno che questi non abbiano necessità di disporne per l’assolvimento dei loro compiti.

Alle persone che, nel corso o per effetto della propria attività lavorativa, verranno a conoscenza di dati confidenziali, su SIAPA o su società terze, è fatto divieto di negoziare i titoli di tali società, nonché di compiere operazioni in qualunque modo connesse con le predette informazioni.

Conflitto di interessi

Tutte le persone di SIAPA sono tenute ad evitare situazioni in cui si possono manifestare conflitti di interessi e ad astenersi dall’avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari, di cui sono venute a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni. Nessun soggetto, che abbia rapporti con una persona di SIAPA, deve potere trarre vantaggio impropriamente da SIAPA, in virtù del suo rapporto con la persona stessa.

A titolo esemplificativo e non esaustivo, possono determinare un conflitto di interessi le seguenti situazioni:

⇒ esercitare in proprio un’attività in concorrenza con quelle di SIAPA, anche attraverso i familiari;

⇒ svolgere una funzione di vertice (amministratore delegato, consigliere, responsabile di funzione) ed avere nel contempo interessi economici con fornitori, clienti o concorrenti (possesso di azioni, incarichi professionali, eccetera), anche attraverso i familiari;

⇒ curare i rapporti con i fornitori e svolgere nel contempo attività lavorativa, anche da parte di un familiare, presso i fornitori stessi;

⇒ accettare denaro o favori da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti d’affari con SIAPA, o con altri soggetti appartenenti al suo Gruppo.

Nel caso in cui si manifesti anche solo l’apparenza di un conflitto di interessi, la persona è tenuta a darne comunicazione al proprio responsabile, il quale, secondo le modalità previste, informa la funzione di SIAPA che ne valuta caso per caso l’effettiva presenza.

La persona è tenuta, inoltre, a dare informazioni circa le attività svolte al di fuori dell’ambito lavorativo, nel caso in cui queste possano apparire in conflitto di interessi con SIAPA.

Compensi illeciti, omaggi, spese di rappresentanza

Al personale di SIAPA è imposto il divieto di accettare o ricevere qualunque dono, gratifica o altro omaggio che abbia un valore monetario più che simbolico, da parte di fornitori, clienti o altre entità con cui è in corso un rapporto professionale.

In particolare, le persone non devono accettare doni e servizi che possano influire sulle azioni da intraprendere, nello svolgimento delle loro mansioni lavorative. Le persone faranno inoltre quanto in loro potere per comunicare ai partners commerciali di SIAPA la propria indisponibilità ad accettare doni o altri benefici.

Quanto sopra non può essere eluso ricorrendo a terzi.

Le persone di SIAPA che ricevono omaggi o benefici diversi, da quelli che rientrano nelle fattispecie consentite, sono tenute a darne comunicazione alla funzione di SIAPA, indicata dalle procedure stabilite, che ne valuta l’appropriatezza e provvede a fare notificare al mittente la politica di SIAPA in materia.

Abbigliamento

Tutti i dipendenti sono tenuti a presentarsi al lavoro in buone condizioni di pulizia personale, vestiti in modo decoroso ed appropriato al lavoro svolto; essi sono inoltre tenuti a utilizzare le dotazioni di sicurezza eventualmente prescritte in modo costante.

Lavoro individuale e di squadra

Il Lavoro deve essere improntato a rapporti di fiducia e collaborazione, nel rispetto delle direttive aziendali e delle relazioni fra colleghi.

Non è consentito abusare della propria posizione, ruolo o poteri all’interno di SIAPA, né compiere atti contrari ai doveri d’ufficio, né omettere o ritardare un atto d’ufficio per l’indebito conseguimento di altra utilità od opportunità strumentale per sé o per altri.

L’attività lavorativa va effettuata con coscienza e responsabilità, svolgendo in caso di necessità anche compiti che non rientrano nelle proprie mansioni, senza aspettare che a ciò provvedano altri.

Tutti devono rispettare scrupolosamente quanto previsto dal contratto di lavoro in tema di richiesta ferie (in tempistica e riscontro di autorizzazione), di presentazione certificati medici, di richiesta permessi, etc.

Il lavoro di gruppo va promosso e stimolato. Gli interessi personali non devono essere anteposti agli obiettivi del gruppo.

Tutti, quando richiesto, sono tenuti a collaborare, nell’ambito delle attività espletate, allo svolgimento delle attività di controllo specificamente previste dalla legge, disposizioni e/o direttive impartite dai vertici aziendali, affinché sia resa a tali soggetti un’informazione veritiera, onesta, completa e trasparente.

Utilizzo dei beni aziendali

Ogni persona è tenuta ad operare con diligenza per tutelare i beni aziendali, attraverso comportamenti responsabili ed in linea con le procedure operative predisposte per regolamentarne l’utilizzo, documentando con precisione il loro impiego.

In particolare, ogni persona deve:

⇒ utilizzare con scrupolo e parsimonia i beni che le sono stati affidati;

⇒ evitare utilizzi impropri dei beni aziendali, che possano essere causa di danno o di riduzione di efficienza, o siano comunque in contrasto con l’interesse di SIAPA;

⇒ custodire adeguatamente le risorse a lei affidate ed informare tempestivamente le unità preposte di eventuali minacce o eventi dannosi per SIAPA.

Con particolare riferimento all’utilizzo degli strumenti informatici, ogni dipendente è tenuto rispettare scrupolosamente quanto previsto dall’apposito documento di policy informatica (Disciplinare per il corretto utilizzo delle risorse informatiche e telematiche), al fine di non compromettere la funzionalità e la protezione dei sistemi informatici.

In sintesi, non è consentito:

⇒ utilizzare gli strumenti a disposizione (programmi, e-mail,  internet, telefono, fax, ecc.) per scopi che non siano legati ad esigenze di lavoro;

⇒ scaricare programmi o installare software non autorizzato, o differente da quello fornito dalla Società;

⇒ inviare messaggi di posta elettronica ingiuriosi o che possano recare offesa alla persona e/o danno all’immagine aziendale;

⇒ navigare su siti internet con contenuti indecorosi ed offensivi.

Le apparecchiature di telefonia mobile, messe a disposizione della Società, possono utilizzate solo per fini professionali (in relazione, ovviamente, alle mansione assegnate) e non per scopi personali, tranne in casi di reale emergenza. Si preme evidenziare che in caso l’amministrazione dovesse riscontrare violazione in tal senso, si riserva di procedere all’addebito dei costi per l’uso privato nei modi e tempi previsti dalla normativa vigente in materia.

L’utilizzo di computer e mezzi di comunicazione posseduti da SIAPA per inviare e-mail o per accedere a Internet, impegna l’immagine della Società.

L’utilizzo di questi mezzi non deve riflettersi in modo negativo su SIAPA e in nessun modo deve danneggiare la sua reputazione.

SIAPA si riserva il diritto di impedire utilizzi distorti dei propri beni ed infrastrutture attraverso l’impiego di sistemi di controllo, fermo restando il rispetto di quanto previsto dalle leggi vigenti (Legge sulla Privacy, Statuto dei Lavoratori, ecc.).

Partecipazione ad attività antisociali e criminali

SIAPA denuncia con forza processi ed attività antisociali e criminali e dichiara la sua ferma intenzione di non avere alcuna parte in tali fenomeni.

Al personale di SIAPA viene fatto divieto di intrattenere rapporti di alcun genere con organizzazioni ed elementi coinvolti in attività antisociali e criminali, che minacciano la società o la vita dei cittadini.

Di fronte a domande estorsive, da parte di soggetti antisociali e criminali, le persone rifiuteranno ogni compromesso e si asterranno da esborsi in denaro o altre prestazioni. Ne informeranno invece immediatamente l’Amministratore Unico.

Abuso di sostanze alcoliche o stupefacenti e divieto di fumo

Il personale di SIAPA deve contribuire a promuovere e mantenere un clima di reciproco rispetto nell’ambiente di lavoro; particolare attenzione è prestata alle condizioni di rispetto della sensibilità degli altri.

Sarà considerata consapevole assunzione del rischio di pregiudicare tali caratteristiche ambientali, essere o trovarsi sotto l’effetto di sostanze alcoliche, di sostanze stupefacenti o di sostanze di analogo effetto, nel corso della prestazione lavorativa e nei luoghi di lavoro.

Gli stati di dipendenza cronica, quando incidano sull’ambiente di lavoro, saranno – per i riflessi contrattuali – equiparati ai casi precedenti; SIAPA si impegna a favorire le azioni sociali previste in tale ambito dai contratti di lavoro.

È fatto divieto di:

⇒ detenere, consumare, offrire o cedere a qualsiasi titolo sostanze stupefacenti o di analogo effetto, nel corso della prestazione lavorativa e nei luoghi di lavoro;

⇒ fumare nei luoghi di lavoro. SIAPA favorisce iniziative volontarie rivolte alle Persone che intendono dissuadere dal fumo e, nell’individuare eventuali zone riservate ai fumatori, terrà in particolare considerazione la condizione di chi avverte disagio fisico per l’eventuale presenza di fumo nelle situazioni di convivenza lavorativa e chiede di essere preservato dal contatto con il “fumo passivo” sul proprio posto di lavoro.

Relazioni con i Clienti

Imparzialità

SIAPA si impegna a non discriminare arbitrariamente i propri clienti.

Contratti e comunicazioni ai clienti

I contratti e le comunicazioni ai clienti di SIAPA devono essere:

⇒ chiari e semplici, formulati con un linguaggio il più possibile vicino a quello normalmente adoperato dagli interlocutori;

⇒ conformi alle normative vigenti, tali da non configurare pratiche elusive o comunque scorrette;

⇒ completi, così da non trascurare alcun elemento rilevante, ai fini della decisione del cliente.

Stile di comportamento del personale verso i clienti

Lo stile di comportamento delle persone di SIAPA, nei confronti della clientela, è improntato alla disponibilità, al rispetto ed alla cortesia, nell’ottica di un rapporto collaborativo e di elevata professionalità.

Rapporti con i Fornitori

Scelta del fornitore

I processi di acquisto sono improntati alla ricerca del massimo vantaggio competitivo per SIAPA, alla concessione delle pari opportunità ai fornitori, alla lealtà ed all’imparzialità: la selezione dei fornitori e la determinazione delle condizioni d’acquisto sono basate su una valutazione obiettiva della qualità e del prezzo del bene o servizio, nonché delle garanzie di assistenza e di tempestività.

SIAPA si impegna a predisporre tutte le procedure e le azioni necessarie a garantire la massima efficienza e trasparenza del processo di acquisto, al fine di:

⇒ non precludere ad alcuno, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di contratti, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;

⇒ assicurare nelle procedure di scelta del fornitore una concorrenza sufficiente, per esempio considerando almeno tre imprese nella selezione che, ove possibile, deve avvenire tramite gare. Eventuali deroghe devono essere autorizzate e documentate;

⇒ porre in essere una separazione di ruoli, nell’ambito delle diverse fasi del processo di acquisto complessivo, mantenendo inoltre la tracciabilità e la documentazione delle scelte effettuate.

SIAPA si riserva in ogni caso di richiedere ai fornitori l’attestazione dei seguenti requisiti:

⇒ disponibilità opportunamente documentata di mezzi, anche finanziari, strutture organizzative, capacità e risorse progettuali, know-how, eccetera;

⇒ esistenza ed effettiva attuazione, nei casi in cui le specifiche di Ente lo prevedano, di sistemi di qualità aziendali adeguati (per esempio, ISO 9000).

Integrità ed indipendenza nei rapporti

Le relazioni con i fornitori, ivi incluse quelle che concernono i contratti finanziari e di consulenza, sono oggetto di un costante monitoraggio da parte di SIAPA.

La stipula di un contratto con un fornitore deve sempre basarsi su rapporti di estrema chiarezza, evitando ove possibile forme di dipendenza. Così, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

⇒ qualsiasi contratto il cui importo stimato risulti superiore al 50% del volume d’affari del fornitore deve essere comunicato ai vertici di SIAPA;

⇒ di norma, si deve evitare di realizzare progetti vincolanti di lungo periodo mediante la stipula di contratti a breve temine, che necessitano di continui rinnovi dai quali consegue una revisione dei prezzi;

⇒ di norma, sono oggetto di particolari attenzioni i contratti di consulenza, soprattutto nei casi in cui, nell’ambito degli stessi, non sia previsto un adeguato trasferimento di know-how;

⇒ non è ritenuto corretto indurre un fornitore a stipulare un contratto a lui sfavorevole, lasciandogli intendere che in futuro verrà stipulato un successivo contratto più vantaggioso.

I documenti scambiati con i fornitori devono essere opportunamente archiviati: in particolare, quelli di natura contabile devono essere conservati per i periodi stabiliti dalla normativa vigente.

Tutela degli aspetti etici nelle forniture

Nella prospettiva di conformare l’attività di approvvigionamento ai principi etici adottati, SIAPA si impegna ad introdurre, per particolari forniture, requisiti di tipo sociale: per esempio, la presenza di un sistema di gestione ambientale, piuttosto che di un articolato sistema di tutela dei lavoratori.

A tale fine, nei contratti con i fornitori sono inserite clausole contrattuali che prevedono:

⇒ un’autocertificazione da parte del fornitore, in merito all’adesione a specifici obblighi sociali: per esempio, l’adozione di misure che garantiscono ai lavoratori il rispetto dei diritti fondamentali, i principi di parità del trattamento e di non discriminazione, la tutela del lavoro minorile;

⇒ la possibilità per SIAPA di porre in essere azioni di controllo, presso le unità produttive o le sedi operative dell’impresa fornitrice, al fine di verificare il soddisfacimento di tali requisiti.

Relazioni con i detentori del capitale Siapa

Trasparenza contabile

Al fine di assicurare trasparenza e completezza dell’informazione contabile, è necessario che la documentazione dei fatti da riportare in contabilità a supporto della registrazione sia chiara, completa, corretta e che venga archiviata per eventuali verifiche. La connessa registrazione deve riflettere ciò che è descritto nella documentazione di supporto e deve specificare i criteri adottati nella determinazione di elementi economici basati su valutazioni.

Tutela del patrimonio sociale

Le risorse disponibili devono essere impiegate, nel rispetto delle legge vigenti, dello statuto e del codice, per accrescere e rafforzare il patrimonio sociale, a tutela di SIAPA stessa, dei possessori del capitale, dei creditori e del mercato.

A garanzia dell’integrità del capitale è vietato, al di fuori dei casi nei quali la legge espressamente lo consente, restituire, in qualsiasi forma, i conferimenti o liberare i soci dall’obbligo di eseguirli, ripartire utili non effettivamente conseguiti o destinati per legge a riserva.

Rapporti con la Pubblica Amministrazione

Con il termine Pubblica Amministrazione si intende qualsiasi persona, soggetto, interlocutore qualificabile come pubblico ufficiale o incaricato di pubblico servizio, che operi per conto della Pubblica Amministrazione, centrale o periferica, o di autorità pubbliche di vigilanza, autorità indipendenti, istituzioni comunitarie, nonché di partners privati concessionari di un pubblico servizio.

Correttezza e lealtà

SIAPA intende condurre rapporti con la Pubblica Amministrazione con la massima trasparenza ed eticità di comportamento: tali rapporti, che devono avvenire nel rispetto della normativa vigente, sono informati ai principi generali di correttezza e di lealtà, in modo da non compromettere l’integrità di entrambe le parti.

Il personale deve astenersi da qualsiasi comportamento che possa ledere l’imparzialità e l’autonomia di giudizio della Pubblica Amministrazione.

Nello svolgere operazioni e nell’intrattenere rapporti con la Pubblica Amministrazione, le persone devono garantire la massima trasparenza e tracciabilità delle informazioni rilevanti.

Particolari cautele devono essere osservate nelle operazione relative a procedure di gara, contratti, autorizzazioni, concessioni, licenze, richieste di finanziamenti di provenienza pubblica (statale o comunitaria).

Nel caso in cui SIAPA abbia la necessità di avvalersi di prestazioni professionali di dipendenti della Pubblica Amministrazione, in qualità di consulenti, deve essere rispettata la normativa vigente.

Qualora, in virtù delle leggi vigenti, soggetti apparentemente esterni all’ente possano essere considerati quali longa manus di SIAPA, è opportuno che i principi contenuti nel presente codice siano estesi anche a questi ultimi. SIAPA non dovrà comunque farsi rappresentare, nei rapporti con la Pubblica Amministrazione, da un consulente o da un soggetto terzo quando si possano creare conflitti d’interesse.

Regali, omaggi e benefici

Nessuna persona di SIAPA può elargire denaro, oppure offrire vantaggi economici o altre tipologie di benefici a soggetti della Pubblica Amministrazione, allo scopo di ottenere incarichi o altri vantaggi, personali o per SIAPA.

Non è ammessa alcuna forma di regalo che possa essere interpretata come eccedente le normali pratiche commerciali o di cortesia, o comunque rivolta ad acquisire trattamenti di favore nella conduzione di qualsiasi attività collegabile ad SIAPA: in particolare, è vietata qualsiasi forma di regalo a funzionari pubblici italiani ed esteri, o a loro familiari, che possa influenzarne l’indipendenza di giudizio allo scopo di ottenere trattamenti più favorevoli o prestazioni indebite o vantaggi di vario genere. Per regalo si intende qualsiasi tipo di beneficio: non solo beni, quindi, ma anche, ad esempio, partecipazione gratuita a convegni, promessa di un’offerta di lavoro, eccetera.

Quanto sopra non può essere eluso ricorrendo a terzi: a tale riguardo, si considerano infatti atti di corruzione non solo i pagamenti illeciti fatti direttamente dagli enti, o da loro dipendenti, ma anche i pagamenti illeciti fatti tramite persone che agiscono per conto di tali enti, sia in Italia che all’estero.

SIAPA si astiene dall’assumere, alle proprie dipendenze o in qualità di consulenti, ex impiegati della Pubblica Amministrazione, o loro parenti, che abbiano partecipato personalmente e attivamente ad una trattativa d’affari, o che abbiano contribuito ad avallare le richieste effettuate da SIAPA alla Pubblica Amministrazione, per un periodo di almeno due anni, decorrenti dalla conclusione dell’affare, o dall’inoltro della richiesta da parte di SIAPA.

In ogni caso, SIAPA si astiene da pratiche non consentite dalla legge, dagli usi commerciali o dai codici etici delle aziende e degli enti con cui ha rapporti.

I regali offerti, salvo quelli di irrisorio valore, devono essere documentati in modo adeguato per consentire verifiche e autorizzazioni del responsabile di funzione, il quale provvede a darne preventiva comunicazione alla funzione preposta di SIAPA. Copia della documentazione rilevante (ad esempio, il documento di trasporto) deve essere conservata in apposito raccoglitore.

Qualora una persona di SIAPA riceva, da parte di un componente della Pubblica Amministrazione, richieste esplicite o implicite di benefici, fatto salvo il caso di omaggi di uso commerciale e di modesto valore, ne informa immediatamente il proprio superiore gerarchico o il soggetto cui sia tenuto a riferire, per l’adozione delle opportune iniziative.

Iniziative che SIAPA può assumere

SIAPA, qualora lo ritenga opportuno, può sostenere programmi di enti pubblici intesi a realizzare utilità e benefici per la collettività, nonché le attività di fondazioni ed associazioni, sempre nel rispetto delle normative vigenti e dei principi del presente codice.

Nel caso in cui SIAPA voglia effettuare donazioni in denaro, in attrezzature o in beni, viene formalizzata un’apposita procedura, i cui tratti fondamentali sono di seguito indicati:

⇒ SIAPA deve predisporre ed inviare all’organo della Pubblica Amministrazione beneficiario una comunicazione, nella quale manifesta l’intenzione di volere donare una somma di denaro, un’attrezzatura o dei beni;

⇒ l’organo della P.A. beneficiario seguirà la normativa in vigore, ai fini dell’attuazione della donazione;

⇒ SIAPA, presa buona nota dell’accettazione, fornirà tutti i dettagli della donazione stessa e predisporrà gli adempimenti ex lege.

Rapporti con la collettività

Rapporti economici con partiti, organizzazioni sindacali ed associazioni

SIAPA non finanzia partiti sia in Italia sia all’estero, loro rappresentanti o candidati, né effettua sponsorizzazioni di congressi o feste che abbiano un fine esclusivo di propaganda politica.

SIAPA si astiene tassativamente dall’assoggettarsi a qualsiasi pressione, diretta o indiretta, da esponenti politici.

SIAPA non eroga contributi ad organizzazioni con le quali può ravvisarsi un conflitto di interessi (ad esempio, sindacati). E’ tuttavia possibile cooperare, anche finanziariamente, con tali organizzazioni per specifici progetti, nel rispetto delle seguenti condizioni:

⇒ destinazione chiara e documentata delle risorse;

⇒ espressa autorizzazione da parte delle funzioni preposte, nell’ambito di SIAPA.

Contributi e sponsorizzazioni

SIAPA può aderire alle richieste di contributi limitatamente alle proposte provenienti da enti e associazioni dichiaratamente senza fini di lucro, con regolari statuti ed atti costitutivi, che siano di elevato valore culturale o benefico o che coinvolgano un elevato numero di cittadini.

Le attività di sponsorizzazione, che possono riguardare i temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo e dell’arte, sono destinate solo ad eventi che offrano garanzie di qualità o per i quali SIAPA può collaborare alla progettazione, in modo da garantirne originalità ed efficacia.

Nella scelta delle proposte cui aderire, SIAPA presta particolare attenzione ad ogni possibile conflitto di interessi di ordine personale o aziendale: per esempio rapporti di parentela con i soggetti interessati o legami con organismi che possano, per i compiti che svolgono, favorire in qualche modo l’attività di SIAPA.

Per garantire la coerenza di contributi e sponsorizzazioni, la loro gestione è regolata da un’apposita procedura.

Diffusione di informazioni

Comunicazione all’esterno

La comunicazione di SIAPA verso i suoi stakeholder è improntata al rispetto del diritto all’informazione; in nessun caso è permesso divulgare notizie o commenti falsi o tendenziosi.

Ogni attività di comunicazione rispetta le leggi, le regole, le pratiche di condotta professionale ed è realizzata con chiarezza, trasparenza e tempestività, salvaguardando tra le altre le informazioni che influenzano il prezzo degli strumenti finanziari (price sensitive) ed i segreti industriali.

E’ vietata ogni forma di pressione o di acquisizione di atteggiamenti di favore da parte dei mezzi di comunicazione.

Tutti i comunicati stampa sono disponibili sul sito Internet di SIAPA, così da permetterne la massima fruibilità.

Per garantire completezza e coerenza delle informazioni, i rapporti di SIAPA con i mass-media sono riservati esclusivamente alle funzioni preposte.

Controllo sulle informazioni price sensitive

E’ vietata ogni forma di investimento nel capitale di SIAPA, sia esso diretto, ovvero avvenga per interposta persona, basato su informazioni aziendali riservate: in relazione a ciò, è necessario adottare particolari cautele nelle comunicazioni all’esterno di documenti, dati o informazioni concernenti fatti aziendali non di pubblico dominio suscettibili, se rese pubblici, di influenzare sensibilmente il prezzo degli strumenti finanziari e dei titoli di capitale emessi da SIAPA. La comunicazione di tali informazioni deve essere previamente autorizzata dagli amministratori, o dai soggetti all’uopo preposti.

In nessun caso, nella gestione delle informazioni, dovranno essere adottati comportamenti che possano favorire fenomeni di insider trading, comportare il depauperamento del patrimonio aziendale, arrecare indebiti vantaggi personali o a terzi.

Attuazione e Controllo

Tutti coloro ai quali si applica il presente Codice sono tenuti a conoscerlo ed a contribuire alla sua attuazione e miglioramento, segnalandone le eventuali carenze all’Unità responsabile, se ciò non fosse possibile per motivi di opportunità, deve esserne informato l’Amministratore Unico.

Valore contrattuale del codice

Il Codice, considerato nel suo complesso e unitamente a tutte le specifiche procedure attuative approvate dalla Società, deve considerarsi parte integrante dei Contratti di Lavoro subordinato in essere e da stipulare, ai sensi dell’art. 2104 Cod. Civ..

Il Codice è un documento ufficiale della Società, approvato e condiviso dal vertice aziendale, che descrive l’insieme dei principi a cui la Società si ispira e rispetto ai quali orienta la propria attività e quella dei soggetti che operano per suo conto. In particolare, il presente Codice è mirato a raccomandare e promuovere l’adozione delle misure previste nel Modello organizzativo adottato ed a vietare i comportamenti non conformi allo stesso, al fine di prevenire la commissione dei reati di cui al citato Decreto.

La violazione di tali disposizioni integrerà quindi un illecito di natura disciplinare e, come tale, potrà essere perseguito e sanzionato dalla Società ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 7 della L. 300/1970; detto illecito comporterà, tra l’altro, il risarcimento dei danni procurati alla Società.

Quanto ai collaboratori, contraenti ed agli altri soggetti terzi, la sottoscrizione o, comunque, l’adesione alle disposizioni e ai principi previsti dal Codice rappresentano una conditio sine qua non della stipulazione di contratti di qualsiasi natura fra la Società e tali soggetti; le disposizioni approvate costituiscono parte integrante dei contratti stessi.

In ragione di quanto precede, eventuali violazioni da parte dei soggetti terzi di specifiche disposizioni del Codice legittimano il recesso da parte della Società dai rapporti contrattuali in essere con detti soggetti e possono altresì essere individuate ex ante come cause di risoluzione espressa del contratto ai sensi dell’art. 1456 Cod. Civ.

Principi operativi

⇒ Azioni conformi ai valori aziendali e alle esigenze dei clienti (correttezza nei rapporti negoziali);

⇒ Comunicazione costruttiva, trasparente, diretta, onesta e tempestiva;

⇒ Impegno a costruire grazie alla fiducia degli altri;

⇒ Partecipazione al lavoro di gruppo e tesaurizzazione degli errori reciproci;

⇒ Miglioramento progressivo e costante delle posizioni;

⇒ Definizione di obiettivi ambiziosi, pensando non in modo convenzionale.

Impegni comuni

È politica aziendale della Società rispettare le leggi e le regole applicabili nel settore di appartenenza. Nessuna azione che violi leggi e regolamenti dovrà essere intrapresa in nome della Società. Ciascuno dei destinatari deve fare propri i principi legali ed etici che si applicano alle nostre attività aziendali e, in caso di dubbio a proposito dell’adeguatezza della condotta proposta, relazionarsi con l’Amministratore Unico al fine di ottenere un parere sulla conformità del proprio agire alle regole fissate nel presente Codice.

La Società è impegnata ad agire con integrità e a gestire le sue attività in linea con i più alti modelli etici.

Ognuno deve impegnarsi ad interagire in modo corretto con i clienti, i fornitori, i concorrenti e con i colleghi di lavoro. Non si deve tendere a conseguire posizioni di supremazia nei rapporti di lavoro attraverso la manipolazione, l’occultamento o l’abuso di informazioni privilegiate, o comunque con il travisamento di fatti materiali. L’atteggiamento di ciascuno deve essere equo nei confronti di tutti.

Il presente Codice contiene le regole in materia di condotta sia personale che professionale, sicché l’adesione a detto Codice non integra in nessun modo la stipula di un contratto di assunzione o la garanzia di un impiego a tempo indeterminato.

Obblighi dei dipendenti

Ad ogni dipendente è richiesta la conoscenza delle disposizioni contenute nel Codice e delle norme di legge di riferimento che regolano l’attività svolta nell’ambito della sua funzione.

I dipendenti hanno l’obbligo di:

⇒ rispettare il Codice ed astenersi da comportamenti contrari a tali disposizioni e norme;

⇒ rivolgersi in caso di dubbi ai propri diretti superiori, all’Amministratore Unico, per i necessari chiarimenti sulle modalità applicative del Codice o delle normative di riferimento;

⇒ riferire tempestivamente ai propri diretti superiori eventuali notizie in merito a possibili violazioni del Codice, salvo che le irregolarità rilevate coinvolgano lo stesso titolare dell’ufficio; in tal caso le notizie dovranno essere riferite direttamente all’Amministratore Unico;

⇒ collaborare con la Società all’interno di indagini volte a verificare, ed eventualmente sanzionare, possibili violazioni.

Il dipendente non è autorizzato a condurre in prima persona indagini relative a presunte condotte illecite ed è tenuto a comunicare le notizie di cui è in possesso in merito a tali condotte solo ai propri superiori.

Nessuno potrà subire ritorsioni di alcun genere per aver fornito notizie di possibili violazioni del Codice Etico.

Alle verifiche in ordine ad ogni notizia di violazione delle norme del Codice si procederà mediante analisi da parte del Responsabile Qualità di cui al Modello Organizzativo previsto nella certificazione di Qualità. Conseguentemente, quando richiesto dalla situazione, sarà proposta ai soggetti competenti l’adozione di provvedimenti adeguati.

Applicazione del codice e conseguenze disciplinari

Eventuali violazioni del presente Codice potrebbero avere gravi ripercussioni sulla Società.

Ogni dipendente dovrà pertanto informare prontamente il proprio superiore di qualsiasi attività di cui sia a conoscenza che costituisca o possa costituire violazione delle regole di condotta o dei valori qui enunciati.

Violazioni delle regole di condotta del presente Codice da parte dei dipendenti potranno comportare l’applicazione di sanzioni disciplinari, in conformità alle regole di legge, del Contratto Collettivo Nazionale di Lavoro TERZIARIO – Servizi – CNAI (di seguito, il “CCNL”) e dello stesso Codice.

Una volta rilevata una possibile violazione del presente Codice, ovvero di altre policies adottate dalla Società, la Società aprirà un procedimento disciplinare nei confronti del dipendente secondo le modalità e i termini di cui all’art. 7, L. 300/70 e del CCNL. In particolare, le infrazioni disciplinari alle norme del CCNL e eventuale regolamento aziendale e al Codice Etico potranno essere punite, tenuto conto della gravità delle mancanze, secondo quanto descritto nell’apposito paragrafo del modello organizzativo.

Fermo restando quanto enunciato nel paragrafo relativo al “Valore contrattuale del Codice”, la sottoscrizione o, comunque, l’adesione alle disposizioni, o ad alcune di esse, e ai principi previsti dal presente Codice da parte di soggetti terzi alla Società, con i quali la medesima abbia rapporti di collaborazione, consulenza professionale o partnership commerciale rappresentano una conditio sine qua non della stipulazione di contratti di qualsiasi natura fra la Società e tali soggetti.

Le specifiche disposizioni contenute nel Codice, sottoscritte da tali soggetti o, in ogni caso, approvate anche per fatti concludenti dai medesimi ai sensi del comma precedente, costituiscono parte integrante dei contratti da questi stipulati con la Società.

Eventuali violazioni da parte dei soggetti terzi di specifiche disposizioni del Codice legittimano il recesso da parte della Società dai rapporti contrattuali in essere con detti soggetti e possono altresì essere individuate ex ante come cause di risoluzione espressa del contratto ai sensi dell’art. 1456 cod. civ.

 

Sant’Agata Militello, 16 giugno 2014.

Amministratore Unico