Presentazione

 

Il D.Lgs. n.231/2001 ha introdotto, nel sistema giuridico italiano, la responsabilità amministrativa di enti, società ed associazioni, anche prive di personalità giuridica, in conseguenza di alcuni reati (a titolo meramente esemplificativo, reati contro la Pubblica Amministrazione, reati societari, reati conseguenti alla violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro), commessi nell’interesse o a vantaggio degli stessi, da soggetti che svolgano funzioni apicali ovvero che siano sottoposti alla direzione o alla vigilanza di questi ultimi.

Una normativa applicata oggi anche alle imprese individuali, a seguito della recente sentenza della Corte di Cassazione del 20 aprile 2011, che ha decretato, per le microimprese, coincidenti spesso con la persona fisica del titolare, la necessità di adempiere alle prescrizioni legislative, al fine di prevenire la commissione di reati, che nei casi più gravi potrebbero comportare anche la chiusura dell’attività.

Oggi, infatti, la società, pluripersonale o unipersonale, è responsabile penalmente del reato commesso, anche se lo stesso crimine non risponde a precise scelte di politica aziendale.

L’unico strumento che consente l’esclusione della responsabilità della società/ente è l’adozione e l’efficace attuazione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo rispettoso delle disposizioni di cui al D.Lgs. n.231/2001, che preveda Protocolli specifici diretti a regolamentare l’attività aziendale, in relazione ai reati da prevenire e l’apposita costituzione di un Organismo di Vigilanza, deputato a vigilare sul funzionamento e sulla concreta applicazione del modello e dei protocolli ad esso connessi, oltre che la predisposizione di un Codice Etico, espressione autentica dei principi di deontologia aziendale.

La costruzione di un modello organizzativo siffatto comporta una approfondita analisi di tutte le aree aziendali e la complessità del servizio di consulenza richiede inevitabilmente la collaborazione di un gruppo di lavoro multidisciplinare che plasmi sulla specifica struttura aziendale il modello organizzativo ed i relativi protocolli operativi.

Adeguamento al D.Lgs. n.231/01 non significa, peraltro, utilizzo di software preconfezionati o altri applicativi standardizzati di cui, purtroppo, oggi la concorrenza fa largo uso: ciò non garantisce l’ “esimente” o esonero dalle responsabilità in un eventuale giudizio penale!

Ad ulteriore conferma dell’importanza per le aziende di dotarsi di un modello organizzativo ex D.Lgs. n.231/01, la richiesta di adeguamento, sempre più insistente, proveniente dalle Pubbliche Amministrazioni.

Poiché, infatti, il modello certifica l’attenzione alla legalità dell’impresa, alcune P.A. hanno richiesto la sua adozione quale requisito obbligatorio per operare in convenzione con l’Amministrazione (si consideri, ad esempio, la Legge Regionale Calabria n.15/2008 o i Decreti n. 1179/2011 e 1180/2011 della Regione Sicilia).

Inoltre, sebbene la legge faccia riferimento al modello organizzativo sempre in termini di facoltatività e non di obbligatorietà, la mancata adozione del medesimo espone l’ente/società alla responsabilità e, conseguentemente, a gravi sanzioni, quali, ad esempio, il divieto di contrattare con la Pubblica Amministrazione ovvero la revoca di autorizzazioni o licenze.

Pertanto, di fatto, l’adozione del suddetto modello diviene obbligatoria se si vuole beneficiare dell’esimente.

Intro

 

SIAPA231 è il servizio di adeguamento alle prescrizioni normative di cui al D.Lgs. n.231/01 rivolto a società, associazioni ed enti pubblici economici, al fine di garantire ai soggetti che rivestono posizioni “apicali” di rappresentanza, amministrazione, direzione, l’esonero dalle responsabilità che, in sede penale, potrebbero scaturire dalla commissione di un illecito.

In virtù dell’obiettivo “esimente” di cui sopra, il servizio SIAPA231 è realizzato attraverso la costruzione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, dinamico e personalizzato sulla struttura aziendale.

La mancanza di prescrizioni eccessivamente dettagliate e puntuali all’interno del D.Lgs. n.231/01 se, da un lato, offre ai consulenti ampi margini di manovra, dall’altro è risultata la causa più frequente del mancato riconoscimento della validità esimente di gran parte dei modelli, nel corso dei vari procedimenti, da parte dell’autorità giudiziaria.

SIAPA231 è stato, infatti, strutturato per garantire una maggiore certezza rispetto alle prescrizioni normative, favorendo, al contempo, una più attenta ed accurata valutazione della specifica realtà aziendale e delle sue procedure interne.

Idoneità, efficacia ed adeguatezza: queste sono le tre parole chiave sulle quali è incentrato il nostro servizio SIAPA231.

Check Up

Al fine di garantire all’utente l’implementazione di un Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. n.231/01 idoneo, efficace ed adeguato alle prescrizioni di legge ed, al contempo, alla specifica realtà aziendale, i consulenti SIAPA effettuano un check-up iniziale sullo stato di fatto della società o ente di che trattasi.

Si analizza la struttura organizzativa della società/ente nel suo complesso e si procede ad una generale mappatura dei processi aziendali, attraverso i necessari sopralluoghi e la raccolta della documentazione aziendale utile, a titolo esemplificativo organigrammi, statuto, deleghe e procure, regolamenti interni, eventuali procedure operative, ordini di servizio, contrattualistica e certificazioni.

La suddetta analisi iniziale è finalizzata alla individuazione delle aree aziendali maggiormente esposte al rischio di commissione di taluno dei reati previsti dal D.Lgs. n.231/01 alla Sezione III, in particolare agli artt. 24 e ss.

Il cronoprogramma che SIAPA predispone, viene modellato in funzione delle caratteristiche specifiche della società committente: si individuano le aree aziendali più “sensibili”, alle quali verrà accordata una attenzione maggiore, le eventuali carenze organizzative, le attività da porre in essere in ottica “esimente”, e si stabiliscono le relative tempistiche.

Organismo di Vigilanza

All’esito dell’analisi dei documenti societari ed effettuata una pianificazione preliminare dell’attività propedeutica alla redazione vera e propria del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo, è necessario che la società/ente istituisca un Organismo di Vigilanza. Organo di controllo interno all’ente, autonomo ed indipendente, l’Organismo di Vigilanza ha il compito di vigilare sul funzionamento, l’efficacia e l’osservanza del modello organizzativo, nonché di curarne l’aggiornamento.

Qualunque sia la composizione dell’Organismo di Vigilanza per cui i vertici della società abbiano optato,SIAPA231 è in grado di fornire adeguato supporto al medesimo, con la massima professionalità e garanzia di indipendenza richiesta dalla norma ed indispensabile per la costruzione dell’esimente in capo alla società/ente committente.

Ove l’azienda/ente non dovesse rinvenire, all’interno del proprio personale, collaboratori o consulenti, figure dotate di competenze tecnico – professionali, adeguate ad essere preposte alla vigilanza del modello organizzativo, si potrà avvalere, facoltativamente, di SIAPA. I professionisti che lavorano in SIAPA, infatti, possiedono le competenze necessarie per svolgere, in modo efficace, i compiti di verifica e controllo propri dell’Organismo di Vigilanza, oltre che i requisiti di autonomia ed indipendenza richiesti dal decreto.

Risk Assessment (Valutazione del rischio)

La prevenzione è l’obiettivo che caratterizza il servizio SIAPA231!

Prevenire l’integrazione di reati gravi come i delitti contro la pubblica amministrazione, i reati societari ovvero i reati commessi in violazione delle norme antinfortunistiche e sulla tutela dell’igiene e della salute sul lavoro, i delitti informatici ovvero ancora i reati ambientali, non è possibile,però, con l’utilizzo di programmi applicativi preconfezionati, validi. Tali software non sono neppure idonei a costruire una concreta esimente per la società, una esimente, cioè, che convinca il giudice, nel processo penale, dell’estraneità della stessa rispetto all’illecito integrato.

Prevenire si può, ma solo dopo un’analisi attenta ed accurata della singola realtà aziendale, funzionale alla individuazione delle aree sensibili, nel cui ambito, verosimilmente, potrebbero essere commessi i reati di cui al D.Lgs. n.231/01.

La metodologia di analisi utilizzata da SIAPA, rispetto al “risk assessment”, è in grado di valutare la pericolosità di un evento indesiderabile, quale può essere il rischio di commissione di uno dei reati previsti dal D.Lgs. n.231/01, al fine di definire la priorità o l’urgenza delle misure necessarie per tenerlo sotto controllo.

In pratica, valutata l’adeguatezza del sistema di controllo interno vigente nella società, mappate le aree sensibili ed individuati i processi aziendali, attraverso check list ed interviste strutturate al personale, si ha una visione dettagliata della complessiva organizzazione aziendale. La conoscenza concreta del cliente è per SIAPA la condizione necessaria per poter proseguire nelle ulteriori fasi propedeutiche alla costruzione del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo.

Pertanto, più approfondita sarà la mappatura dei rischi aziendali, maggiormente personalizzato risulterà il modello organizzativo ex D.Lgs. n.231/01 e più elevata sarà la probabilità che il giudice, in sede penale, riconosca alla società/ente l’esimente o esonero dalla responsabilità.

Protocolli

Fulcro del sistema di gestione della responsabilità amministrativa delle persone giuridiche, i protocolli operativi rappresentano per la società/ente che si affida a SIAPA il supporto più valido nella programmazione della formazione ed attuazione delle decisioni dell’organizzazione in relazione ai reati da prevenire.

In ragione dell’importanza accordata a tali documenti, che rappresentano dei veri e propri piani d’azione e di prevenzione per la società, SIAPA si avvale, anche per la redazione dei medesimi, del team multidisciplinare di esperti di cui all’intro.

Certi che un unico professionista non possa avere la presunzione di conoscere in modo specifico tutti i settori aziendali né, tantomeno, possa stabilire le modalità d’azione più corrette e funzionali alla prevenzione di tutti i reati previsti dal D.Lgs. n.231/01, SIAPA affida l’incarico di predisporre i suddetti protocolli, che diventano parte integrante del modello organizzativo, a professionalità diverse, ciascuna esperta nel proprio settore di competenza.

Protocolli specifici costruiti e modellati sulla singola azienda dai nostri esperti, con il coinvolgimento attivo dell’Organismo di Vigilanza, se concretamente seguiti, sono in grado di prevenire la commissione di reati o illeciti in ciascuna area o funzione aziendale a rischio, garantendo lo svolgimento delle attività nel rispetto delle vigenti disposizioni di legge, programmando la formazione e l’attuazione delle decisioni della società in relazione ai reati da prevenire ed individuando modalità di gestione delle risorse finanziarie idonee ad impedire la commissione dei reati.

Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo

Il modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. n.231/01 rappresenta il complesso di regole, strumenti e condotte, funzionale alla ragionevole esclusione della “colpa organizzativa” dell’ente/società per omessa attività preventiva.

Attraverso il servizio SIAPA231, SIAPA fornisce all’azienda richiedente un modello organizzativo personalizzato, che consta di due parti:

1) Parte Generale, nella quale vengono fissate le regole di condotta da osservare costantemente nell’espletamento della mission aziendale ed illustrate, in modo generale, le componenti essenziali del modello, con particolare riferimento:

  • alla predisposizione e formalizzazione di un sistema di controllo, che sia in grado di contrastare efficacemente la commissione dei reati, da parte di amministratori nonché dipendenti della società;
  • alla composizione ed al funzionamento dell’Organismo di Vigilanza;
  • alla diffusione del modello nel contesto aziendale ed alla formazione del personale;
  • al sistema disciplinare ed alle misure da adottare, in caso di mancata osservanza delle prescrizioni del modello.

2) Parte Speciale, nella quale vengono descritti, in modo specifico, procedure, processi e strumenti operativi che l’azienda mette in atto per eliminare il rischio di commissione di reati. In genere, per ciascuna fattispecie di illecito contemplata nel D.Lgs. n.231/01, si redige una parte speciale che sintetizza e rinvia ad elaborati specifici, quali:

  • sistema di deleghe e poteri;
  • protocolli operativi per la corretta conduzione delle attività maggiormente a rischio commissione reati;
  • regolamento di funzionamento e descrizione dell’Organismo di Vigilanza, come coordinato con il sistema interno di controllo (internal auditing);
  • codice disciplinare ovvero sistema sanzionatorio da applicarsi, in maniera obiettiva e sistematica, ogni volta in cui si dovessero riscontrare violazioni delle disposizioni del modello organizzativo e del Codice Etico, nonché dei principi ivi enunciati;
  • piano di formazione e comunicazione, non solo ai dipendenti ma a tutti i portatori di interesse, delle principali regole e disposizioni previste dal modello organizzativo adottato.
  • L’implementazione di un modello di organizzazione, gestione e controllo, dotato delle caratteristiche di cui sopra, costituisce un valido strumento di sensibilizzazione nei confronti di tutti coloro che operano in nome e per conto della società/ente che decide di adottarlo, affinché seguano, nell’espletamento delle proprie attività, comportamenti corretti e lineari, tali da prevenire il rischio di commissione dei reati contemplati nel Decreto.

Codice Etico

I principi deontologici di qualsivoglia attività aziendale vengono racchiusi in un codice comportamentale, che diventa un documento ufficiale della società nel momento in cui i vertici della stessa provvederanno ad approvarlo.

È garanzia di lealtà e correttezza comportamentale, poiché impegna tutti coloro i quali operano con e per l’azienda ad agire secondo gli standard etici in esso contenuti.

Il rispetto del codice etico diventa, pertanto, uno strumento imprescindibile per garantire l’esonero dalle responsabilità sociali ed, in tale direzione, SIAPA si propone di redigere il documento de quo con l’obiettivo di individuare ed, al contempo, disincentivare i comportamenti scorretti.

Anche in questa sede, l’approccio del servizio SIAPA231 permane in tutta la sua pragmaticità: la costruzione di un Codice Etico conforme alle prescrizioni legislative richiede non una semplice raccolta di sani e corretti principi comportamentali, del tutto avulsi dalla realtà aziendale di riferimento, quanto piuttosto regole già diffuse in azienda o, comunque, individuate e tarate dai nostri consulenti per quella specifica realtà aziendale.

Codice Disciplinare

La definizione di un sistema sanzionatorio da applicarsi, in maniera obiettiva e sistematica, ogni qualvolta si dovessero riscontrare violazioni delle disposizioni del modello organizzativo e del Codice Etico, nonché dei principi ivi enunciati, costituisce un requisito essenziale ai fini dell’esimente rispetto alla responsabilità della società/ente.

La presenza di un sistema sanzionatorio all’interno dell’azienda rende, infatti, efficiente l’azione di vigilanza dell’Organismo di controllo ed ha lo scopo di garantirne l’effettività.

Il nostro servizio SIAPA231 prevede anche la redazione di un Codice Disciplinare rispondente alle esigenze sanzionatorie che l’azienda, che decide di adeguarsi alle prescrizioni di cui al D.Lgs. n.231/01, intende soddisfare.

Attraverso questo valido strumento, infatti, SIAPA calibra la tipologia e l’entità della sanzione da irrogare al soggetto, autore materiale dell’illecito disciplinare, in base ai seguenti criteri:

  • condotta del dipendente (dolo oppure colpa per negligenza, imprudenza ed imperizia);
  • posizione rivestita dal medesimo all’interno dell’azienda e mansioni espletate;
  • rilevanza degli obblighi legislativi oggetto di violazione;
  • danno, o pericolo di danno, cagionato alla Società, anche in relazione all’applicazione delle sanzioni di cui al D.Lgs. n. 231/01;
  • sussistenza di circostanze aggravanti o attenuanti, in funzione anche di eventuali precedenti disciplinari;
  • condivisione di responsabilità con altri lavoratori.

Informazione e formazione

  • L’efficacia esimente del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. n.231/01 è subordinata alla sua effettiva applicazione.
  • Ciò presuppone che tutti i soggetti, dai vertici ai dipendenti, ed, in generale, tutti gli stakeholder, siano informati dell’adozione del Modello organizzativo da parte dell’azienda.
  • L’informazione deve essere capillare, efficace, autorevole, chiara e dettagliata, periodicamente ripetuta, ai fini del corretto funzionamento del sistema.
  • Tuttavia, accanto ad essa, è necessario che l’azienda sviluppi adeguati piani di formazione, rivolti a tutto il personale, innanzitutto per prevenire comportamenti che potrebbero integrare reato.
  • Il servizio SIAPA231 comprende, altresì, l’erogazione di attività formativa, sviluppata su base continua, tramite incontri periodici, la cui frequenza potrà variare soprattutto in relazione ad evoluzioni significative della normativa di riferimento e/o delle condizioni di fatto interne all’azienda.
  • I piani di formazione, inoltre, risulteranno differenziati, nei contenuti e nelle modalità di erogazione, in funzione della qualifica dei destinatari, del livello di rischio dell’area in cui i medesimi operano, del possesso o meno di funzioni di rappresentanza della società.
  • La complessità del D.Lgs. n.231/01 si riflette, chiaramente, anche nell’attività formativa oggetto del servizio erogato da SIAPA. Per tale ragione, lo stesso gruppo di lavoro multidisciplinare che ha costruito il Modello di organizzazione, gestione e controllo per la società committente provvederà a formare dipendenti, collaboratori ed, in generale, tutti i portatori di interesse di quest’ultima, chiarificando gli aspetti specifici della materia corrispondenti al proprio settore di competenza.
  • I corsi di formazione potranno essere erogati presso la sede del cliente, con l’opportunità di adattare i contenuti, la durata, gli orari e le metodologie didattiche sulle specifiche necessità del committente, o presso le nostre sedi, dotate di attrezzature tecnologicamente avanzate.

Servizi di assistenza

Poiché l’efficacia esimente del Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo ex D.Lgs. n.231/01, è subordinata alla sua effettiva applicazione nel tempo, l’azienda dovrà essere in grado di gestire correttamente il modello nel suo complesso, assicurando l’adozione concreta da parte di tutti i soggetti che hanno rapporti, a vario titolo, con la stessa.

A tal fine, essenziale risulta l’aggiornamento costante del modello e della documentazione che ad esso si allega, in particolare a seguito di mutamenti organizzativi e normativi.

Anche in questa direzione, SIAPA supporta il cliente nella conduzione del sistema e nelle attività di revisione/aggiornamento/miglioramento del modello organizzativo, sempre in assoluta coerenza con una legislazione in costante evoluzione.

Il supporto proposto consiste in una collaborazione annua, che prevede le seguenti attività:

  • due interventi semestrali presso la/e sede/i della società/ente committente, al fine di verificare il mantenimento delle misure previste nel modello organizzativo, attuative delle disposizioni di cui al D.Lgs. n.231/01;
  • aggiornamento e/o integrazione del modello di organizzazione, gestione e controllo e dei documenti ad esso allegati (Protocolli, Codice Disciplinare, Codice Etico), in tutte le ipotesi in cui si dovesse assistere ad una evoluzione della normativa di riferimento ovvero ad un mutamento della struttura organizzativa della società/ente committente;
  • informazione sulle modifiche legislative o interpretazioni giurisprudenziali di orientamento contrario a quello precedentemente riscontrato, tramite newsletters periodiche e lettere di aggiornamento, specifiche per il relativo settore di appartenenza;
  • riunioni di consultazione con l’Organismo di Vigilanza, con la periodicità concordata con i vertici della società committente, finalizzate ad un monitoraggio preciso del modello. È opportuno rilevare, infatti, che l’assenza di attività di verifica o di analisi dei risultati delle verifiche e di definizione delle eventuali azioni correttive, NON esonera la società dalla responsabilità per il reato commesso.

In ogni caso, SIAPA garantisce un supporto costante all’azienda/ente, fornendo tracciabilità del lavoro svolto. Gli atti formali che SIAPA predispone assumono un ruolo fondamentale nell’eventuale, denegata, ipotesi di instaurazione di un procedimento penale a carico dell’azienda/ente.

Consulenza Legale

In ragione della estrema delicatezza della materia trattata, SIAPA offre agli utenti un servizio di consulenza giuridica, di carattere preventivo (stragiudiziale) ovvero processuale (giudiziale).

I consulenti esperti legali risponderanno tempestivamente ai quesiti che verranno proposti relativamente al D.Lgs. n.231/01, ai profili di responsabilità ed alle pesanti sanzioni economiche ed interdittive connesse alla commissione dei reati catalogati nel citato Decreto.

I pareri legali forniti con competenza dai nostri avvocati rappresentano un supporto aggiuntivo qualificato al servizio consulenziale reso, ciò nella convinzione che solo la corretta interpretazione della normativa possa effettivamente garantire l’acquisizione della consapevolezza dell’importanza del ruolo dei Modelli di Organizzazione, Gestione e Controllo, per un’azienda, pluripersonale o unipersonale che sia, o un ente.